MANAGED PRINT SERVICES

Unser Managed Print Services Konzept – ist das Druckkonzept der Zukunft

Wussten Sie, dass die reinen Hardware-Kosten nur ca. 10 – 20 Prozent der Gesamtkosten eines Drucksystems ausmachen? Dass sich der große Rest „unsichtbar“ verteilt auf Administration, Lagerhaltungskosten für Verbrauchsmaterialien, Kosten für Reinigung, Wartung und Service der Hardware, Personalkosten für Bestellung und Verwaltung, Wartezeiten durch Druckerausfälle usw.?

Eine Managed Print Services (MPS) -Lösung macht diese versteckten Kosten transparent, weil nicht nur die Geräte selbst, sondern auch alle mit ihnen verbundenen Prozesse innerhalb des Dokumentenflusses eines Unternehmens erfasst und optimiert werden. Einsparungen von bis zu 30 Prozent sind dadurch realisierbar.

Was ist Managed Print Services (MPS)?

Grundsätzlich ist MPS ein flexibles Druckkonzept für Unternehmen, welches weit über klassische Druck- und Kopieranwendungen hinausgeht. Unter Miteinbeziehung einer Softwarelösung wie FSM bzw. 3manager mit dem inkludierten HP SDS können Drucker und Kopierer z. B. selbstständig Verbrauchsmaterial bestellen, Wartungstermine veranlassen oder Fehler melden, bevor der ganze Drucker still steht. Das heißt, wir als Ihr MPS-Dienstleister wissen schon sehr zeitnah, wenn an Ihren Geräten Probleme auftreten.

Idealerweise besteht MPS aus 3 Modulen:

Informationen und aktueller Status von Tonerlevel und verbleibender Füllmengen werden gebündelt. Die automatisierte Bestellung garantiert stetige Verfügbarkeit von Verbrauchsmaterialien. Sie erhalten laufend Informationen zu Druckvolumen und dementsprechender Druckverteilung.

Neben Drucker-Zählerständen werden Druckkosten der Projekt oder Kostenstelle ermittelt. Zudem können zusätzliche Informationen bei Color/SW, Simplex/ Duplex oder Schachtwechsel innerhalb eines Druckjobs und Kostenauswertung gewonnen werden.

Mehr Sicherheit: Druckaufträge können an einen beliebigen Drucker im Netzwerk versendet werden; der Anwender kann sich dann am Gerät mittels Chipkarte oder PIN identifizieren und seine Ausdrucke überall erstellen. Vertrauliche oder personenbezogene Daten werden sicher ausgedruckt.

HSA ist Ihr MPS-Spezialist

Ihr IT-Helpdesk ertrinkt in der Problembewältigung im Bereich Drucker, Plotter und Kopierer?

Schätzungsweise 40 bis 50 % aller Anfragen beim IT-Support beziehen sich auf Drucksysteme. Dass bedeutet, dass Ihre IT-Abteilung viel Zeit mit Fragen, zu diesen Themen aufbringen muss.

Tatsächlich verursachen Drucker- und Kopiereranfragen sogar doppelte Kosten, weil diese sowohl die Zeit der Anwender als auch die Zeit des IT-Helpdesk vergeuden. Das Outsourcing Ihrer Drucker, Kopierer und Plotter in ein Managed Print Services hilft das Problem an der Wurzel zu bekämpfen. Wenn Sie sich zum Beispiel mittels Managed Print Services von ineffizienten und meist im Betrieb, teuren Drucksystemen trennen, verringert sich somit auch die Anzahl der aufwendigen Helpdesk–Anfragen.

Folgende Leistungen seitens der HSA beinhaltet Managed Print Services:

Bereitstellung der Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte
Sicherstellung der Ersatzteil- und Informationsversorgung durch den jeweiligen Hersteller
Verbrauchsmaterial (Toner, Tinte, Trommel udgl.) bevorraten
Störungsmeldungen per Telefon und Online entgegennehmen
Instandsetzung vor Ort beim Anwender, inklusive der benötigten Ersatzteile unter Einhaltung der vereinbarten Reaktionszeit
Oberflächenbehandlung (Reinigung von Drucker und Kopierer) im Zuge eines Serviceeinsatzes
Versendung der Verbrauchsmaterialien an den jeweiligen Standort nach Meldung des Drucker innerhalb von 1-2 Werktagen
Zeitliche Überwachung der fristgerechten Störungsbehebung
Funktionstest auf Hardware-Ebene nach der Störungsbeseitigung
Sämtliche Einsätze vor Ort werden schriftlich dokumentiert und vom Verantwortlichen unterzeichnet
Unterstützung bei der Abwicklung von Versicherungsschäden
Information über bekannte Probleme und Mitteilung hinsichtlich notwendiger Präventivmaßnahmen

MPS für alle!

Nicht nur für große Konzerne ist MPS deshalb eine sichere und kostensparende Lösung. Bei den kleinen bis Kleinstbetrieben (KMU) ist oft keine IT-Abteilung vorhanden oder mit dem Management der Druckerflotte überlastet. Gerade für diese kleinen und mittleren Systemlandschaften ist es schwierig, die richtige Drucklösung zu finden. Mit dem Managed Print Services von HSA erhalten Sie eine softwaregestützte Lösung, die maximale Performance bei einfachster Handhabung bietet. Es ist voll skalierbar und vereint alle Druck- und Dokumentenmanagement-Services, und zwar speziell zugeschnitten auf die Größe und die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Mit dem Fleet & Service Management (FSM) werden lange Ausfallzeiten zudem gegen Null reduziert. So erhalten Sie eine preisgünstige Lösung mit einem Leistungsumfang, wie sie sonst vergleichbar nur bei größeren Druckerinstallationen/-Implementierungen verfügbar ist.

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